Als u papieren en elektronische documenten digitaal wilt verwerken biedt IRISXtract for Documents de oplossing. Met dit programma worden deze bestanden op basis van de lay-out en inhoud ingedeeld naar soort zoals brieven, facturen of formulieren. Vervolgens worden deze documenten op een voor de geselecteerde keuze passende wijze benaderd, herkend en worden ze in een leesbaar bestand geëxporteerd. Vervolgens wordt dit opgenomen in het juiste pakket zoals het Document Management Systeem, de Financiële Administratie of het ERP / CRM-systeem.

IRISXtract for Documents wordt voor verschillende doeleinden bij diverse organisaties gebruikt. Bijvoorbeeld voor het vastleggen van inkomende facturen, verwerking van formulieren (in de gezondheidszorg en financiële instellingen) of het onderverdelen van inkomende e-mail voor digitale postkamer oplossingen.

Handmatige verwerking en distributie naar de juiste geadresseerde binnen de organisatie van documenten die via verschillende bronnen (post, fax, e-mail) binnenkomen is doorgaans arbeidsintensief en werkt vertragend op de verdere afhandeling van het document. Als u uw postkamer digitaliseert brengt u alle inkomende documenten direct na binnenkomst in uw organisatie onder beheer en legt deze centraal vast in één document management systeem. Met de inzet van deze digitale postkamer oplossing kan een groot deel van de handmatige werkzaamheden geautomatiseerd afgehandeld worden. Met een digitale postkamer wordt de geografische beperking die verbonden is met de traditionele wijze van postafhandeling (post is niet direct toegankelijk voor thuiswerkers, medewerkers op regiokantoren, mobiele werkers etc.) weggenomen. Documenten zijn, nadat ze zijn binnengekomen in de digitale postkamer, direct toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevindt. De opzet is als volgt: inkomende documenten (post, fax, e-mail) worden aangeleverd aan de digitale postkamer oplossing. Papieren documenten worden eerst gescand en overgezet naar een image van hoge kwaliteit wat belangrijk is voor het verder lezen en herkennen van het document. Documenten die al digitaal zijn (MS Word, PDF, etc.) kunnen direct worden omgezet om vervolgens verder te kunnen worden bewerkt. Vervolgens wordt de juiste documentsoort vastgesteld zodat het mogelijk wordt om de juiste benodigde gegevens uit het document te lezen. Een koppeling met uw database maakt het mogelijk om de herkende gegevens te verifiëren en eventueel aanvullende gegevens uit deze database op te halen. Nu kunnen de documenten, voorzien van extra gegevens en 'leesbare' data worden afgeleverd bij de achterliggende DMS, postregistratie, CRM, ERP en ECM systemen.

Omdat IRISXtract for documents aan hoge professionele eisen voldoet wordt de software al vele jaren in de verschillende sectoren zeer succesvol ingezet. Met de interne workflow management functionaliteiten kunt u het proces begeleiden.

IRISXtract for documents werkt met document batches en is geïntegreerd in een procesketen, wat betekent dat het systeem de gegevens ontvangt uit een gegevensbron (image bestanden van de scanner, fax server, e-mail server met Image Converter, databases etc.) en de uitgevoerde gegevens af levert in een leesbaar bestand (XML en tekstbestanden, PDF, PDF / A, etc.) zodat vervolgens kunnen worden verwerkt in ERP-systemen, archieven, databanken, enz..

Met IRISXtract for documents verloopt de documentenstroom binnen uw organisatie soepeler, fout- en probleemlozer én sneller. Brieven, facturen, formulieren etc. die in het verleden lang onderweg waren of zoek raakten behoren nu tot het verleden. Documenten kunnen overzichtelijk worden afgehandeld en zijn voor meerdere personen inzichtelijk. U bespaart veel tijd en geld en kunt alle documenten overzichtelijk verwerken en opbergen.